安徽省失业保险规定

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安徽省失业保险规定

安徽省人民政府


安 徽 省 失 业 保 险 规 定


安徽省人民政府令 第126号    



《安徽省失业保险规定》已经2000年9月1日省人民政府第六十二次常务会议通过,现予发布,自发布之日起施行。


省 长 许仲林 

二○○○年九月二十二日



 第一条 为了保障失业人员失业期间的基本生活,促进其再就业,根据国务院《失业保险条例》(以下简称《条例》),结合本省实际,制定本规定。
 第二条 本规定适用于本省行政区域内的国有企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业和其他城镇企业及其职工,事业单位及其职工,社会团体及其专职人员,民办非企业单位及其职工(以下分别简称单位、职工)。
第三条 省劳动保障行政部门主管全省的失业保险工作,县级以上劳动保障行政部门主管本行政区域内的失业保险工作。
 劳动保障行政部门按照国家和省规定设立的失业保险经办机构(以下简称失业保险经办机构) 具体承办失业保险工作,履行下列职责:
 (一)负责失业人员的登记、调查、统计;
 (二)按照规定负责失业保险基金的管理;
 (三)按照规定核定失业人员的失业保险待遇,发放失业保险金或开具失业人员在指定银行领取失业保险金和其他补助金的单证;
 (四)按规定拨付失业人员职业培训、职业介绍补贴,承担劳动保障行政部门指定的职业培训、职业介绍工作;
 (五)免费为失业人员提供咨询服务;
 (六)履行国家规定的其他职责。
 第四条 失业保险实行属地管理。
 第五条 应参加失业保险的单位和职工,由单位向所在地失业保险经办机构申报应当缴纳的失业保险费数额,经失业保险经办机构核定后按规定缴纳。
 第六条 单位按照本单位工资总额的2%缴纳失业保险费;职工按照本人工资的1%缴纳失业保险费,由单位从其工资中代扣代缴。单位招用的农民合同制工人本人不缴纳 失业保险费。
 单位和职工缴纳的失业保险费税前列支。
 第七条 失业保险基金实行设区的市、县(市)(以下简称统筹地区)两级统筹。
 第八条 失业保险基金由下列各项构成:
 (一)单位和职工缴纳的失业保险费;
 (二)失业保险基金的利息;
 (三)财政补贴;
 (四)依法纳入失业保险基金的其他资金。
 第九条 建立省级失业保险调剂金。失业保险调剂金由统筹地区失业保险经办机构按照当月实际征收的失业保险费总额的5%提取,于次月前10日内上解省失业保险经办机构。
 统筹地区的失业保险基金不敷使用时,由失业保险调剂金调剂、地方财政补贴。 省级失业保险调剂金使用和统筹地区财政补贴办法,由省劳动保障行政部门会同省财政部门提出,报省人民政府批准。
 第十条 失业保险基金用于下列支出:
 (一)失业保险金;
 (二)领取失业保险金期间的医疗补助金;
 (三)农民合同制工人被终止或解除劳动合同的生活补助金;
 (四)领取失业保险金期间死亡的失业人员的丧葬补助金和其供养的配偶、直系亲属的抚恤金;
 (五)领取失业保险金期间接受职业培训、职业介绍的补贴;
 (六)国务院规定或者批准的与失业保险有关的其他支出。
 第十一条 失业保险基金必须存入财政部门在国有商业银行开设的社会保障基金财政专户,实行收支两条线管理,由财政部门依法进行监督。
 失业保险基金专款专用,不得挪作他用,不得用于平衡财政收支。
 失业保险基金不计征税费。
 第十二条 失业保险基金收支的预算、决算,由统筹地区失业保险经办机构编制,经同级劳动保障行政部门复核、同级财政部门审核,报同级人民政府审批。
 第十三条 失业保险基金的财务制度和会计制度按照国家和省有关规定执行。
 第十四条 同时具备下列条件的失业人员,可以领取失业保险金:
 (一)被解除、终止劳动关系前,所在单位和本人已按照规定参加失业保险并履行缴费义务满1年的;
 (二)非因本人意愿中断就业的;
 (三)已办理失业登记,并有求职要求的。
 失业人员在领取失业保险金期间,按照规定同时享受其他失业保险待遇。
 第十五条 失业人员在领取失业保险金期间有下列情形之一的,经失业保险经办机构认定后,从次月起停止领取失业保险金,并同时停止享受其他失业保险待遇:
 (一)重新就业的;
 (二)应征服兵役的;
 (三)移居境外的;
 (四)享受基本养老保险待遇的;
 (五)被劳动教养或被判刑收监执行的;
 (六)无正当理由,拒不接受劳动保障行政部门指定的机构介绍的工作的;
 (七)法律、行政法规规定的其他情形。
 第十六条 单位应当及时为失业人员出具终止或者解除劳动关系的证明,告知其按照规定享受失业保险待遇的权利,并将失业人员的名单等有关资料自终止或者解除劳 动关系之日起7日内报失业保险经办机构备案。
 职工失业后,应当持原单位为其出具的终止或者解除劳动关系的证明,自终止或者解除劳动关系之日起60日内到指定的失业保险经办机构办理失业登记和失业保险金申领手续;无正当理由,未在规定期限内办理失业登记和失业保险金申领手续的,视为放弃领取本失业期的失业保险金。
 第十七条 失业人员办理失业保险金申领手续,经失业保险经办机构审核确认,自次月起领取失业保险金。失业保险金自办理失业登记之日起计算。
 失业保险金由失业保险经办机构按月发放。失业保险经办机构可以为失业人员开具领取失业保险金的单证,失业人员凭单证到指定银行领取。
 第十八条 失业人员应当享受失业保险金的期限,依据其失业前所在单位和本人按照规定累计缴费时间计算:
 (一)满1年不足5年的,每满1年,享受3个月失业保险金;
 (二)满5年不足10年的,在享受12个月失业保险金的基础上,自第5年起开始计算,每满1年,增加2个月失业保险金,合并期限最长为18个月;
 (三)满10年以上的,在享受18个月失业保险金的基础上,自第10年开始计算,每满1年,增加1个月失业保险金,合并期限最长为24个月。
 第十九条 失业人员重新就业后,再次失业的,失业保险经办机构按其重新就业后的缴费时间核定其本次应当享受失业保险金期限,其前次未领取失业保险金的期限可以合并计算。合并计算的期限最长不超过24个月。
 第二十条 《条例》颁布前,职工的连续工龄视同缴纳失业保险费年限。按照统筹地区规定职工所在单位应当缴纳而未缴纳的失业保险费,应予补缴。
 第二十一条 失业保险金的标准为统筹地区最低工资标准的60%,但应高于当地城市居民最低生活保障标准。
 第二十二条 失业人员在领取失业保险金期间,每月领取10元定额医疗补助金,患病在失业保险经办机构指定医院住院治疗的,由失业保险经办机构按以下规定发放医疗补助金:
 (一)累计缴费时间满1年不足5年的,医疗补助金为住院治疗费用的50%,一个失业期内最高不超过统筹地区24个月的失业保险金;
 (二)累计缴费时间满5年不足10年的,医疗补助金为住院治疗费用的60%,一个失业期内最高不超过统筹地区36个月的失业保险金;
 (三)累计缴费时间10年以上的,医疗补助金为住院治疗费用的70%,一个失业期内最高不超过统筹地区48个月的失业保险金。
 纳入核定医疗补助金的住院治疗项目范围,参照城镇职工基本医疗保险的有关规定执行。
 第二十三条 失业人员在领取失业保险金期间死亡的,失业保险经办机构参照本省对在职职工的规定,对其家属发给一次性丧葬补助金和抚恤金。
 第二十四条 单位招用的农民合同制工人连续工作满1年,本单位并已缴纳失业保险费,劳动合同期满未续订或者提前解除劳动合同的,由失业保险经办机构根据其工作年限,每满1年发给1个月生活补助金,最多不超过12个月。生活补助金的标准为统筹地区 失业人员失业保险金标准的70%。
 农民合同制工人按照上述规定应当享受的生活补助金,由失业保险经办机构一次性发给。
 第二十五条 失业人员在领取失业保险金期间接受职业培训、职业介绍补贴所需资金,由失业保险经办机构按照不超过当年实际征收失业保险费总额的12%从失业保险基金列支。
 失业人员接受职业培训、职业介绍补贴的具体办法由省劳动保障行政部门会同财政部门制定 。
 第二十六条 职工在本省行政区域跨统筹地区流动的,其在迁出地缴纳失业保险费记录等失业保险关系随同转迁,在迁出地已经缴纳的失业保险费不随同转移;职工在迁入地失业的,其在迁出地的缴费时间应当作为迁入地失业保险经办机构计算其享受失业保 险金期限的缴费时间。
 失业人员在本省跨统筹地区流动的,其在迁出地缴纳失业保险费情况记录等失业保险关系随同转迁,迁出地失业保险经办机构应将其应领取未领取的失业保险金转入迁入地失业保险经办机构,由迁入地失业保险经办机构按照迁入地的失业保险金标准按月发放,期限为迁出时未领完的月份。
 职工、失业人员跨省流动的,其失业保险金和失业保险关系的转迁办法按国家有关规定执行。
 第二十七条 失业保险经办机构所需经费列入预算,由财政拨付。
 第二十八条 失业保险中的下列事项须向社会公示:
 (一)失业人员申领失业保险金的程序;
 (二)失业人员领取失业保险金的地点;
 (三)失业人员领取失业保险金的标准;
 (四)其他应当公示的事项。
 向社会公示上述事项的具体办法,由统筹地区的劳动保障行政部门确定并组织实施。

第二十九条 设区的市的人民政府根据当地实际情况,可以决定本规定适用于本行政区域内的有雇工的城镇个体工商户及其雇工。
 第三十条 本规定自发布之日起施行。1994年1月26日省人民政府发布的《安徽省国有企业职工待业保险补充规定》同时废止。


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国防科工委关于印发《国防科技工业固定资产投资年度计划管理办法》的通知

国防科学技术工业委员会


国防科工委关于印发《国防科技工业固定资产投资年度计划管理办法》的通知

国务院有关部门、直属机构,各省、自治区、直辖市国防科工委(办),各军工集团公司,中国工程物理研究院,有关民口中央企业集团公司,委属各高校,有关单位:

  现将《国防科技工业固定资产投资年度计划管理办法》印发给你们,请遵照执行。

  附件:XXXX年军工固定资产投资项目投资计划申报表


二○○六年十一月九日

国防科技工业固定资产投资年度计划管理办法

第一章 总 则

  第一条 为了加强国防科技工业固定资产投资年度计划管理,规范年度投资计划编制程序,提高军工投资效益,根据国家投资管理的有关规定,结合国防科技工业具体实际,制定本办法。

  第二条 国防科技工业固定资产投资年度计划的申报、编制、下达、执行与监督,适用本办法。

  本办法所称国防科技工业固定资产投资,是指由国防科工委负责审批或审核后报国务院审批的使用或部分使用政府资金的各类固定资产投资。

  本办法所称政府资金主要包括中央预算内资金和中央预算内专项资金(以下简称“国债”)。

  第三条 国防科技工业固定资产投资年度计划管理遵循以下基本原则:

  (一)坚持科学发展观,有利于提升武器装备研制生产能力和促进国防科技工业持续、稳定、协调发展;

  (二)坚持年度投资计划与中长期规划相衔接,促进国防科技工业中长期规划目标的实现;

  (三)坚持综合平衡,统筹需求与可能,确保重大工程和重点项目的需要;

  (四)坚持规范化、程序化管理,严格执行国家有关规定和要求。

  第四条 国防科工委负责研究确定国防科技工业年度投资计划任务和目标,负责落实国防科技工业年度政府固定资产投资规模;负责年度投资计划的综合平衡;负责投资计划的编制下达;负责计划执行情况的监督、检查和综合管理。

  各地方国防科技工业管理部门负责本地区中央所属(含军队)以外的单位年度投资计划的申报、审查、组织实施;协助国防科工委负责辖区内各类国防科技工业固定资产投资项目计划执行情况的跟踪检查。

  有关部门(单位)、各军工集团公司和民口中央企业集团公司负责本部门(单位)、本集团年度投资计划的申报、审查和组织实施。

  各项目法人单位按照国家关于项目法人责任制的要求,负责组织项目年度计划的具体实施和日常管理。

  第五条 国防科技工业固定资产投资年度计划属国家指令性计划,是项目开工、实施和开展项目执行情况评价考核的重要依据。

  应急救灾等政府补助资金项目,其年度投资计划同时作为项目立项和实施的依据。

第二章 计划编制和下达

  第六条 年度政府投资规模是指当年用于国防科技工业固定资产投资的各类财政性资金的总和。年度政府投资规模由国防科工委根据国防科技工业中长期规划和项目实际需要,按国家预算管理程序商财政部及有关部门后确定。

  第七条 国防科技工业中央预算内固定资产投资计划分为年初首批计划和年中补充计划。首批计划安排中央预算内投资总量应不低于当年年度投资规模的75%,安排意见于上年11月4日前明确,于当年4月下达;年中补充计划重点安排难以列入首批计划且急需投资的项目,可根据实际需要分批安排,并于当年9月底前安排完毕。国债投资计划可根据项目实际需要商发展改革委在当年适时分批安排。

  第八条 年度计划编制和下达程序主要包括:部署编制工作、申报、审核平衡、计划下达。

  第九条 国防科工委于每年7月开始部署下一年度计划编制工作,提出编制工作的要求;于每年9月下发专门文件,明确下一年度投资计划的有关政策、安排原则、重点投向和具体要求。

  第十条 各有关部门(单位)、地方国防科技工业管理部门、各军工集团公司和民口中央企业集团公司(以下简称有关部门和单位)应根据本办法有关规定,按以下要求向国防科工委申报投资计划建议。

  中央预算内投资项目计划的申报。各有关部门和单位应于每年7月底前申报下一年度投资需求建议;于每年10月15日前申报下一年度首批中央预算内投资计划建议;年中补充计划建议应结合项目实际需要在当年9月15日前适时申报。

  国债投资计划的申报。各有关部门和单位应结合项目实际需要,在当年年中适时申报项目投资计划建议。

  应急救灾等政府补助资金项目,由国防科工委根据实际需要,直接列入年度投资计划。

  第十一条 国防科工委根据本办法第十三条、第十四条、第十五条相关规定和当年计划工作任务、目标及计划安排原则,对各有关部门和单位申报的投资计划建议进行审核和综合平衡,提出初步安排意见并与有关部门和单位衔接、交换意见后进行调整,形成投资计划草案。

  第十二条 中央预算内投资计划草案商财政部落实年度预算后由国防科工委下达投资计划。

  国债投资计划草案送发展改革委核准后,由国防科工委下发各有关部门和单位。

  第十三条 申报和列入年度投资计划的项目应具备以下条件:

  (一)符合安排原则和重点投向;

  (二)新开工项目的可行性研究报告已经批准,并具备开工条件;

  (三)续建项目第二次申请投资计划应完成初步设计审批;当年首批计划已安排投资且再次申报的,项目计划完成率应达到80%以上并有充分理由;

  (四)项目管理规范,年度计划任务明确、节点清楚;

  (五)国防科工委规定的其他条件。

  第十四条 项目年度投资计划申报需列明项目名称、性质、规模、周期、总投资及资金来源、累计下达投资、累计完成投资(按项目实际财务支出计算)、本次计划申请投资及对应的建设内容、节点和形象等内容(详见附表)。

  政府投资2亿元(含2亿元)以上项目在申报投资计划时,同时要明确项目主要实施节点安排、单台价格100万元人民币或10万美元以上仪器设备和500万元以上单体土建工程的招投标实施方案、重要材料的采购计划。

  第十五条 每个项目每年原则上只安排一次投资计划,安排的投资额度应考虑该项目实施到第二年3月底前的资金需要;因特殊情况确需在当年追加安排第二次投资计划的,应符合本办法第十三条第三款要求。

  除特殊情况外,未按本办法要求申报投资计划的,一律不予安排投资。

第三章 计划执行与监督

  第十六条 各有关部门和单位应根据国防科工委下达的年度投资计划和国防科技工业固定资产投资管理的有关规定,及时组织、指导、督促项目单位按计划进度和有关要求实施。

  第十七条 国防科技工业年度投资计划一经下达必须严格执行,不得擅自调整。因特殊情况确需调整的,应于当年9月20日前向国防科工委申报。

  第十八条 国防科工委实行年度投资计划执行情况季报制度。各有关部门和单位应于每年每季度第一个月12日前分别报送上年全年、当年第一季度、上半年和前三季度所有在建项目的计划执行情况。季报应准确、及时、完整。

  第十九条 国防科工委定期或不定期组织开展计划执行情况的跟踪检查,并对出现的重大问题进行协调处理。

  各地方国防科技工业管理部门应协助国防科工委做好年度计划执行情况的跟踪管理。

  各有关部门(单位)和各军工集团公司应加强对本部门(单位)、本集团年度投资计划执行情况的监督管理,规范项目单位投资管理制度,提高投资效益和投资管理水平。

  第二十条 国防科工委将实施固定资产投资管理诚信制度,并将各有关部门和单位及项目单位的年度投资计划执行情况纳入诚信评价体系。具体办法另行制定。

第四章 罚 则

  第二十一条 项目单位有下列行为之一的,责令限期改正,进行通报批评,并同时暂停受理、审批该单位基础类建设项目,暂停或直至取消该项目后续投资计划安排。情节特别严重的,按有关规定移送审计、监察或司法机关处理。

  (一)以虚报、冒领等手段骗取国家资金的;

  (二)转移、侵占项目资金的;

  (三)挪用项目资金的;

  (四)违反其他财经纪律情节严重的。

  第二十二条 擅自调整项目建设目标和内容的,责令限期改正,进行通报批评。限期未改正的,暂停安排该项目年度投资计划,暂停受理、审批该单位基础类建设项目。

  第二十三条 项目单位有下列行为之一的,责令限期整改。限期未整改的,暂停安排该项目年度投资计划。

  (一)截至每年9月底,续建项目累计计划完成率不到60%的;

  (二)与政府投资配套的银行贷款或自有资金不按规定到位的;

  (三)国防科工委规定的其他情况。

  第二十四条 项目单位有下列行为之一的,责令限期改正,进行通报批评。限期未改正的,暂停安排该项目年度投资计划,并暂停受理、审批该单位基础类建设项目。

  (一) 不依法组织招标的;

  (二) 擅自改变招标范围、招标方式的;

  (三) 在招投标过程中弄虚作假的。

  第二十五条 被暂停投资计划安排或项目审批确实需要重新启动的,需向国防科工委提出书面申请,经国防科工委批准后可启动相关工作。

  第二十六条 各有关部门(单位)有下列行为之一的,责令限期改正,进行通报批评。属军工集团公司的,在年度绩效评价考核中酌情扣分。

  (一)不及时转发国防科工委年度投资计划的;

  (二)违反规定收取建设项目管理费或技术协调费的;

  (三)侵占、截留项目单位建设资金的;

  (四) 在项目申报、年度投资计划申报和投资季报中弄虚作假的;

  (五) 国防科工委规定的其他情况。

  第二十七条 国防科工委及有关部门和单位的工作人员在项目计划管理过程中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊、索贿受贿的,按有关规定追究其行政责任;构成犯罪的,按有关规定移送司法机关处理。

第五章 附 则

  第二十八条 核设施退役及放射性废物治理项目年度投资计划管理参照本办法执行。

  第二十九条 本办法由国防科工委负责解释。

  第三十条 本办法自发布之日起施行。

推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。